PENGERTIAN KEARSIPAN
kearsipan memiliki arti adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf, atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.
Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan kembali. Penelitian ini dilaksanakan di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat. Jenis penelitian yang dipilih dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan secara kualitatif, pengumpulan data penelitian ini dilakukan dengan berpedoman pada observasi, interview, dan dokumen, yaitu pengumpulan data yang dilakukan melalui bahan-bahan tertulis yang ada hubungannya dengan permasalahan yang diteliti. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penataan arsip belum baik, masih sangat perlu untuk melakukan pembenahan. Pembenahan yang paling perlu dilakukan adalah pada peralatan penyimpanan arsip. Peralatan penyimpanan arsip sangat perlu untuk ditambah agar dapat menampung semua dokumen yang ada, sehingga dokumen dapat tertata dengan rapi, dan tidak berantakan serta jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah ditemukan kembali.
Fungsi Kearsipan
Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu:
- Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu:
- Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
- Arsip dinamis In Aktif yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang atau hanya digunakan referensi saja.
- Arsip Statis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip:
- Tidak hilang
- Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab
- Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi
- Tidak cepat/mudah rusak
Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
- Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan
- Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
- Pengambilan arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
Pengawetan Arsip
Usaha pengawetan arsip dapat dilakukan dengan berbagai macam cara misalnya:
- Reproduksi dan fotografi
- Restorasi dan penjili dan arsip
- Laminasi arsip
Jenis-Jenis Admistrasi Kearsipan
Berikut ini terdapat beberapa jenis-jenis admistrasi kearsipan, terdiri atas:
- Sistem alfabet
adalah sistem pengarsipan di mana dokumen yang akan disimpan disusun menurut abjad dari huruf a hingga z. Agar dapat disusun dalam urutan abjad, skrip harus diklasifikasi terlebih dahulu berdasarkan nama orang atau nama agensi atau nama organisasi lain. Agar sistem ini dapat diimplementasikan dengan benar, aturan yang jelas harus ditetapkan atau ditetapkan oleh lembaga terkait.
- Sistem geografis
Ini adalah sistem kegiatan di mana dokumen-dokumen tersebut diatur oleh wilayah (wilayah). Sistem ini banyak digunakan oleh lembaga yang memiliki unit organisasi di beberapa daerah. Saat menerapkan sistem ini, seorang arsiparis pertama-tama dapat memilih berdasarkan wilayah. Sub-kelompok kemudian diatur sesuai dengan nama agensi.
- Sistem kronologis
Sistem kronologis, yaitu naskah yang disusun setelah tanggal yang ditentukan dalam setiap dokumen, terlepas dari masalah yang disebutkan dalam dokumen. Sistem Crony-Ogis biasanya digunakan untuk penerimaan yang membutuhkan sejumlah waktu untuk menyelesaikannya, mis. B. untuk masalah penagihan dengan tanggal jatuh tempo yang tetap.
- Sistem bilangan
Ketika sistem ini digunakan, setiap skrip diberi nomor seri yang dimulai pada nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasanya disebut sebagai sistem pengisian tidak langsung karena arsiparis harus mengelompokkan dokumen yang tersedia sesuai dengan masalah sebelum memasukkan nomor dan kemudian memasukkan nomor setelahnya.
- Sistem subjek
Sistem subjek adalah sistem di mana sistem pengisian filer harus membagi dokumen yang ada sesuai dengan masalahnya. Jadi langkah-langkahnya sama dengan langkah-langkah dalam sistem angka. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa fokus kegiatan adalah pada masalah pengelompokan daripada penomoran.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar